Tremaze - Blog

Zu viel Verwaltung, zu viel Dokumentation, zu viel Bürokratie, zu wenig Zeit für die Arbeit mit den Klientinnen und Klienten. Solche Klagen sind seit Jahren aus allen Arbeitsfeldern der Sozialen Arbeit zu hören. 

Tatsächlich ist der administrative Aufwand in den letzten Jahren, auch bedingt durch neue Dokumentationsanforderungen, deutlich gewachsen. Doch das ist nur eine Seite der Medaille. 

Die andere Seite ist in den Einrichtungen und Diensten selbst zu finden: das Potenzial zur Effizienzsteigerung in der Sozialwirtschaft. Entgegen manchen Befürchtungen geht es dabei nicht um Sparmaßnahmen. Ganz im Gegenteil.

Effiziente Soziale Arbeit ist gute Soziale Arbeit

Aus Gesprächen mit unseren Kundinnen und Kunden wissen wir natürlich, dass Effizienz und Effizienzsteigerung für viele Fach- und Führungskräfte der Sozialwirtschaft negativ assoziiert sind. Zu oft wurden Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz vorgeschoben, wenn es eigentlich darum ging, Kosten zu senken und teilweise Personal einzusparen. 

Doch objektiv betrachtet ist Effizienz auch für die Aufgaben der Sozialen Arbeit und die Dienste der Sozialwirtschaft wichtig. Denn Effizienz bedeutet, die anstehende Arbeit so zu erledigen, dass das Verhältnis von Qualität und Arbeitsaufwand stimmt. 

Das Büro-Kaizen-Blog bringt in seinem Artikel mit 10 allgemeinen Tipps zur Effizienzsteigerung auf den Punkt, worum es dabei geht: 

Bei einer Effizienzsteigerung verbessert sich das Verhältnis von Ergebnis und Aufwand. Dazu muss ich entweder mein Ergebnis verbessern, oder meinen Aufwand beziehungsweise meine Kosten senken.

Damit der Prozess der Effizienzsteigerung und die Suche nach entsprechenden Potenzialen nicht aus Versehen doch zu einer Spar-Tour werden, ist es essenziell, den Kern der Arbeit zu definieren, die effizienter gestaltet werden soll. 

Denn effizient zu arbeiten ist nur dann gut, wenn die Arbeit sinnvoll ist und zu den Zielen der Einrichtung und des Trägers passt. 

Bei unseren Kundinnen und Kunden in der Sozialwirtschaft geht es immer um Aufgaben und Dienste, die der Sozialen Arbeit zuzuordnen sind. Natürlich sind Verwaltung, Abrechnung und all die anderen Aufgaben und Bereiche eines Trägers oder einer Einrichtung wichtig, um die Arbeit möglich zu machen. 

Doch all das dient dazu, die Arbeit für und mit den Klientinnen und Klienten zu unterstützen und die bestmöglichen Rahmenbedingungen dafür zu schaffen. Die Arbeit mit und für die Menschen steht also im Mittelpunkt und wird von allen anderen Arbeiten und Organisationsteilen unterstützt. 

Effizienzsteigerung als Mittel zum Zweck

Bezogen auf die Effizienzsteigerung in der Sozialwirtschaft bedeutet das: Es ist sinnvoll und wichtig, die bestehenden Prozesse, Aufgaben und Arbeitsweisen auf ihr Effizienzsteigerungspotenzial hin zu prüfen. Doch dabei sollte immer im Fokus stehen, wie die Zeit für die Arbeit mit den Klientinnen und Klienten maximiert werden kann. Effizienzsteigerung bedeutet im Bereich der Sozialen Arbeit und Sozialwirtschaft im Grunde also, eine Frage zu beantworten: 

Wie können wir die notwendigen Aufgaben, Prozesse und Arbeiten so effizient gestalten, dass uns möglichst viel Zeit für die Arbeit mit unseren Klientinnen und Klienten bleibt?

Technische Werkzeuge können dabei natürlich helfen. Bei unserer Tagea App folgen wir beispielsweise dem Grundsatz, dass Kommunikation immer auch Dokumentation ist. Richtig eingesetzt kann sie daher die Dokumentation effizienter machen und Zeit sparen. Die heilpädagogischen Tagesgruppen der Diakonie Düsseldorf, die Tagea bereits einsetzen, bestätigen das in ihrem Erfahrungsbericht: 

In der Tagea-App werden Termine abgesprochen und die Eltern chatten direkt mit den Betreuer*innen. „Das macht die Kommunikation mit den Eltern deutlich einfacher“, sagt Diakonie-Abteilungsleiter Torben Bruhn, „Sie können selbst entscheiden, wann sie auf Nachrichten antworten, wir müssen nicht mehr hinterhertelefonieren. Und wir können Ziele und Abmachungen gleich schriftlich festhalten. Dadurch wird es für alle verbindlicher.“

Bei aller Begeisterung für Technik ist uns jedoch klar, dass viel Potenzial zur Effizienzsteigerung in der Gestaltung von Abläufen und Abstimmungsprozessen liegt. Einstiegsfragen für den Optimierungsprozess findet ihr unten. 

Damit die Effizienzsteigerung dauerhaft und nachhaltig gelingt, ist eines jedoch entscheidend: Die frei gewordene Zeit auch tatsächlich der Arbeit mit den Klientinnen und Klienten zukommen zu lassen oder als Slack-Ressource zu nutzen. Letztere erklärt Hendrik Epe in einem lesenswerten Blogartikel: 

Unter Slack Ressourcen sind Mittel, Personal, Zeit etc. zu verstehen, die in kritischen Zeiten als Puffer dienen können. Die aktuelle Pandemie hat vor allem zu Beginn die fehlenden Ressourcen im Gesundheitswesen aufgezeigt. Diese Slack Ressourcen sind jedoch nicht nur notwendig für besondere Situationen. Sie sind auch relevant für die Ermöglichung von Organisationsentwicklung und Innovation.

Anders formuliert: Wenn Einrichtungen und Träger der Sozialwirtschaft durch Effizienzsteigerung gewonnenen zeitliche Ressourcen und Arbeitsentlastung gleich wieder zunichtemachen, indem sie ihren Fachkräften mehr Arbeit aufladen, ist nichts gewonnen. Dann wird die Effizienzsteigerung zur Sparmaßnahme durch die Hintertür und die fachliche Qualität der Arbeit, die Innovationsfähigkeit der Einrichtung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden leiden darunter. 

5 Fragen für die Effizienzsteigerung in der Sozialwirtschaft

Wenn ihr jetzt direkt nach Potenzialen für die Effizienzsteigerung in eurer Organisation suchen wollt, haben wir fünf Fragen für euch, die beim Einstieg helfen können: 

1. Welche Aufgaben und Arbeiten müssen wir wirklich machen und welche werden aus Tradition oder Gewohnheit erledigt?
2. Wo können technische Werkzeuge die Arbeit erleichtern und Zeit sparen?
3. Wie läuft die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Klient*innen und eventuell Angehörigen ab? Lässt sich die noch einfacher und für alle Beteiligten effizienter gestalten?
4. Wieviel Zeit verlieren wir, weil unsere Mitarbeitenden in der Nutzung der verwendeten Programme nicht ausreichend geschult sind?
5. Welche Prozesse und Abläufe sollten wir grundlegend neu denken oder zumindest hinterfragen?

‍

Lasst uns gerne wissen, welche Erfahrungen ihr mit Effizienzsteigerung gemacht oder wie sich der Einstieg bei euch gestaltet. Wenn ihr Fragen habt oder wir helfen können: Meldet euch gerne bei uns. 

‍