Bei der Einführung oder Entwicklung einer App sind die Kosten ein nicht zu unterschätzender Faktor. In diesem Artikel greifen wir die am häufigsten gestellten Fragen rund um die Kostenkalkulation für Apps auf.
Mussten wir vor einigen Jahren noch Grundsatzdiskussionen darüber führen, ob Apps in der Sozialen Arbeit und bei sozialen Trägern sinnvoll sind, ist der Nutzen heute dank zahlreicher Praxiserfahrungen offensichtlich.
Unsere Gespräche mit sozialen Trägern und Einrichtungen drehen sich vor der Entscheidung für eine App, in unserem Fall Tagea, jedoch nicht nur um den Nutzen, sondern vor allem um das Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Heute wollen wir die uns am häufigsten gestellten Fragen rund um die Kosten der App-Entwicklung in unseren FAQ beantworten. Mit dabei: Die Frage, ob es sinnvoller ist, eine App selbst entwickeln zu lassen, statt diese einzukaufen.
Die Komplexität einer Eigenentwicklung ist stark vom genauen Zweck der App abhängig. Sobald jedoch digitale Kommunikation und vor allem die Berücksichtigung der DSGVO eine Rolle spielen (was in der Sozialen Arbeit immer der Fall ist), entstehen besondere Anforderungen. Diese zu erfüllen ist allein in der technischen und organisatorischen Umsetzung aufwändig - und damit teurer als Baukastenlösungen.
Neben den finanziellen Ressourcen sollten auch beim Träger selbst Mitarbeitende mit erweitertem technischem Verständnis zur Verfügung stehen, welche den eingesetzten Dienstleister / die eingesetzte Dienstleisterin im Prozess fachlich unterstützen können. Im besten Falle besteht im Träger auch bereits ein Verständnis für agile Arbeitsweisen, um entsprechende Kosten- und Effizienz-Risiken herkömmlicher Entwicklungsarten zu vermeiden.
Nach der Entwicklung hört die Arbeit jedoch nicht auf: Wartung, Weiterentwicklung, Betrieb und Support gehören zwingend zum Gesamtprojekt dazu.
Um das finanzielle Thema nochmal explizit anzusprechen: Pauschal kann mensch definitiv sagen, dass die Entwicklung einer "Einsteiger-App" - mit Backend, Verwaltungsoberfläche, ansprechendem Design, Barrierefreiheit usw. - nicht unter einem 6-stelligen Betrag machbar ist.
Die Verbindung aus Design, technischen Begebenheiten im Backend und allgemeiner User Experience ist komplex und bedarf einiger Erfahrung im Umgang mit digitalen Lösungen und im besten Falle Erfahrung in der Softwareentwicklung.
Denn schon allein die Auswahl der passenden Dienstleisterinnen und Dienstleister sollte nicht primär auf dem Preis, sondern vor allem der allgemeinen technischen Leistungsfähigkeit und einem Verständnis der Entwickler*innen für die Soziale Arbeit beruhen.
Es sollte ein Projektteam eingesetzt werden, welches zu einem sinnvollen Grad für die Mitarbeit am Projekt vom Alltagsgeschäft freigestellt wird.
Für die Einführung der Lösung müssen Power-User*innen gefunden und ausgebildet werden, welche im weiteren Verlauf die anderen Mitarbeitenden im Träger schulen und unterstützen können.
Auch hardwareseitig müssen Vorkehrungen getroffen werden. Auf WLAN, Dienst-Smartphones und ähnliche Ausstattung kann nicht verzichtet werden.
Tagea-Kund*innen profitieren von einer fertigen Lösung, welche nicht nur die spezifischen Anforderungen der Sozialen Arbeit bedient, sondern auch im Hinblick auf Datenschutz und User Experience ausgestaltet und bewährt ist. In der monatlichen oder jährlichen Nutzungsgebühr ist ein anteiliger Beitrag zu den Entwicklungskosten bereits enthalten, aber auch Support, Weiterentwicklung, Betrieb und Sicherheit, Monitoring etc. sind inbegriffen.
Neben der Software hat man als Tagea-Kund*in automatisch auch die Beratung und Erfahrung der Tremaze-Mitarbeitenden zur Hand, welche bei der Einführung unterstützen, Best Practices mitgeben und vor allem neu aufkommende Wünsche berücksichtigen und gegebenenfalls sogar umsetzen können.
Die Sicherheit von Cloud-Lösungen ist in der Regel deutlich besser zu bewerten, als es bei selbst betriebenen Lösungen anzusetzen ist. Das gilt vor allem dann, wenn Anbieter*innen europäische oder deutsche Server bei zuverlässigen Hosting-Partner*innen nutzen.
Es ist ein häufig anzutreffender Trugschluss zu glauben, Microsoft Teams sei eine All-In-One-Lösung für die Soziale Arbeit. Natürlich sind die meisten internen Kommunikationsthemen der Träger darüber gut abbildbar, jedoch lässt sich Teams nicht spezifisch auf den Kontakt zwischen Einrichtungen und Klient*innen anpassen. Auch datenschutzseitig ist Teams nicht unbedingt ausreichend, vor allem für die Kommunikation mit Klient*innen und Angehörigen.
Hingegen ist es – vor allem im Kontext größerer Komplexträger - auch nicht ratsam, spezielle Insellösungen für verschiedene Fachbereiche einzusetzen. Das oft anzutreffende Modell, eine eigene App für die Kita, eine eigene App für die Suchtberatung usw. einzuführen, kann schnell zu einem Wildwuchs und Inkompatibilitäten - die Zeit und Nerven kosten - zwischen den Apps führen.
Gesamtlösungen, wie Tagea, dienen der Kommunikation in allen Fachbereichen gleichermaßen. Einrichtungen profitieren durch den Betrieb einer einheitlichen Lösung mit gleicher Nutzerdatenbank und gleichem Wissensstand in allen Abteilungen.
Von Kosten unter 100.000 € (pauschal) für die Entwicklung einer annehmbaren Lösung auszugehen wäre fahrlässig. Realistische Größenordnungen zu aktuell üblichen Konditionen am Softwaremarkt liegen für das gesamte Projekt und abhängig von der Größe des Trägers zwischen 350.000 € und >1.000.0000 €. Der Betrieb kann noch einmal mit mindestens 300 € bis höchstens mehreren tausend Euro pro Monat angesetzt werden.
Die Nutzung von Tagea kostet im teuersten Fall 1,40 € pro Monat und Nutzer*in. Im günstigsten Fall, z. B. bei großen Abnahmen von Komplexträgern und abhängig vom Fachbereich, können auch Kosten von unter 50 Cent pro Monat und Nutzer*in angenommen werden. Damit sind alle Aufwände abgegolten, es entstehen keine Extrakosten für Betrieb und Support.
WhatsApp ist – mal abgesehen vom Datenschutz – nur eine Insellösung. Es kann ausschließlich gechattet werden. Über Tagea kann ich jedoch meine gesamte Zusammenarbeit mit den Klient*innen und Kolleg*innen abbilden.
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