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Komplexe Kommunikation in Komplexträgern

Wie kommuniziere ich digital möglichst effizient? Und wie gelingt es mir dabei, sowohl alle Mitarbeitenden zu erreichen, aber die Klient*innen-Kommunikation nicht links liegen zu lassen? Und wie kann ich dabei auch noch möglichst kosteneffizient arbeiten, ohne Lizenzkosten für Lösungen bezahlen zu müssen, die am Ende nur ein Bruchteil der Mitarbeitenden nutzt?

Früher oder später sieht sich jeder Träger einmal mit diesen Fragen konfrontiert, wenn es darum geht, eine neue, zeitgemäße (digitale) Kommunikations-Infrastruktur für die eigenen Belange zu etablieren.

Anders als in privatwirtschaftlichen Unternehmen kommen reine Business-Lösungen (wie etwa Microsoft365) nicht in Frage, um alle Mitarbeitenden- und Klient*innenkontakte fachgerecht bedienen zu können. Neben der Frage nach dem bestmöglichen Umgang mit Datenschutzthemen spielt nicht zuletzt die Kosteneffizienz eine entscheidende Rolle in der Auswahl der zu verwendenden Technologien.

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Gleichzeitig gilt es zu vermeiden, mehrere Insellösungen für die verschiedenen Fachbereiche zu implementieren – sofern es sich aus fachlicher Sicht vermeiden lässt. Jeweniger Komplexität die eigene digitale Kommunikationsinfrastruktur bietet, desto besser wird die langfristige Annahme auf Mitarbeitenden- und Klient*innen-Seite ausfallen. Komplett wird man jedoch nicht um den Parallelbetrieb zumindest einiger weniger Lösungen herumkommen.

Wir wollen euch in diesem Artikel eine besonders starke Kombinationsmöglichkeit zweier Lösungen näher bringen: Microsoft365 + Tagea!

Was ist Microsoft365?‍

Als ehemals Office365 bekannt, bietet Microsoft365 Unternehmen den cloudbasiertenZugriff auf die bekannten Office-Produkte, Teams, Exchange und SharePoint. Der klare Vorteil liegt hier in der Cloud, denn besonders die Nutzer*innenverwaltung und Vergabe von E-Mail-Konten und die interne Kommunikation über Teams bietenden Verwaltungseinheiten sozialer Träger dieselben bekannten Vorteile, die uns auch aus dem privatwirtschaftlichen Umfeld bekannt sind.

Dank des Betriebs der Lösung in der Cloud müsst ihr euch nicht mehr selbst – oder unter Hinzuziehung eines IT-Dienstleisters – um die Anmietung oder gar den Aufbau eigener Rechenzentren kümmern.

Auch die Interoperabilität wird durch die frei verfügbaren Schnittstellen erhöht, sodass ihr problemlos die Lösungen von Drittanbietern (wie z.B. Tagea) in die Microsoft-Welt integrieren könnt und somit einen strategischen Vorteil in der Kommunikation schaffen könnt.

Nachteile von Microsoft365 in der flächendeckenden Nutzung:

So überzeugend der Office-Aspekt in der Verwendung von Microsoft365 – gerade für Verwaltungen – auch sein mag, so überladen, kompliziert und teuer ist die Anwendung in der Fläche eures Trägers, vor allem im Kontakt zu euren Klient*innen.

Natürlich wollt ihr jeden und jede überall, selbst in den entlegensten Einrichtungen eures Trägers, erreichen und den Mitarbeitenden ein möglichst selbstorganisiertes und effizientes Arbeiten ermöglichen. Dies setzt jedoch zielgerichtete Kommunikationskanäle voraus, wenn ihr nicht darauf vertrauen möchtet, dass z.B. die Einrichtungsleitungen vor Ort jede Ankündigung derPersonalabteilungen, Geschäftsführung oder des Vorstands intern verbreiten – womöglich noch ausdrucken und offen einsehbar in den Einrichtungen aushängen.

Natürlich wäre die E-Mail ein denkbarer Kanal, jedoch wissen wir alle, dass die Arbeitsrealität an der Basis häufig nicht aus dem ständigen Checken der eigenen E-Mails besteht. Auch sollte sich hier die Frage gestellt werden, ob es sich wirklich lohnt, für jeden und jede eine Microsoft-Lizenz zu bezahlen, nur um einen Zugriff auf ein (sind wir mal ehrlich: niemals gelesenes) Intranet oder die dienstliche E-Mail-Adresse zu ermöglichen. Denn schließlich werden immer auch die weiteren Anwendungen (Word, Excel usw.) immer mit bezahlt, obwohl diese voraussichtlich nicht genutzt werden.

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Es entstünden also enorme Lizenzkosten, wenn eine Ausrollung von Microsoft365 in der Fläche vorgenommen würde und es würde eine hochkomplexe Lösung implementiert, die an den Bedarfen der meisten Mitarbeitenden vorbei arbeitet.

‍Und was ist mit den Klient*innen?

Bisher haben wir uns eingehend mit der Perspektive der Mitarbeitenden innerhalb des Trägers auseinandergesetzt. Jedoch wollen wir doch auch im Zuge unserer umfassenden Kommunikationsstrategie die Klient*innen mit einbinden.

Hier kommt Microsoft365 direkt an mehrere Grenzen auf einmal:

1.    Datenschutz: Klar, mittlerweile wirbt Microsoft mit der DSGVO-konformen Speicherung von Nutzer*innendaten auf deutschen Servern. Nichtsdestotrotz wollen und sollten wir es vermeiden, hochsensible Informationen unserer Klientel auf Servern eines US-Unternehmens abzulegen und darüber zu kommunizieren.

2.    Sperrigkeit: Egal, welche Formulare und Umgebungen wir mit Microsoft365 aufziehen, wir werden nie wirklich auf Augenhöhe mitKlient*innen kommunizieren können. Hier gilt es, eine verlässliche und möglichst barrierefrei gestaltete Anwendung zu wählen, welche nicht nur zum Arbeitsalltag der Mitarbeitenden, sondern vor allem auch zu den Bedürfnissen der Klient*innen passt.

3.    Kosten: Zuvor haben wir bereits beschrieben, dass auch im Mitarbeitenden-Kontext ein flächendeckender Einsatz von Microsoft365 zu teuer und zu überladen wäre. Gleiches gilt für den Kontakt zu unseren Klient*innen.

Wie wäre es mit einer Kombination der Vorzüge beider Welten?

Anstatt uns entweder für eine, oder für die andere Anwendung zu entscheiden, sollten wir abwägen, welche Bereiche und Anwendungsfälle wir wie bespielen möchten und wie die beiden Lösungen bestmöglich verknüpft werden können, um eine möglichst effektive Kommunikationsinfrastruktur bei effizienter Mittelverwendung zu schaffen.

Tagea+ Microsoft365 = ❤️

Microsoft in der Verwaltung, Tagea in allen anderen Bereichen:

Eine besonders angenehme Lösung ist es, in den Verwaltungsbereichen - welche besonders Outlook- und Teams-lastig agieren, wie gehabt auf die Microsoft-Produkte zu setzen. Zeitgleich würde Tagea für die allgemeine Ansprache der Mitarbeitenden in der Fläche für Ankündigungen, Dienstpläne, als Chat-Plattform, und für die Dokumentation eingesetzt. Über Tagea ließen sich – wie bekannt – entsprechend auch alle Klient*innen-Kontakte und die Zusammenarbeit mit diesen managen.

Dank der Schnittstellen zwischen Tagea und Microsoft365 können sowohl Kalender, Inhalte, als auch Nutzer*innen synchronisiert werden, ohne dass es einer Doppelpflege und somit höherer Aufwände bedarf.

Zeitgleich entsteht ein enormer Kostenvorteil, da nicht für alle Mitarbeitenden oder gar Klient*innen Microsoft-Lizenzen eingekauft und verwaltet werden müssen.

Eine beispielhafte Kostenrechnung:

Denken wir an einen fiktiven Träger mit 1.000 Mitarbeitenden. 150 dieser Mitarbeitenden sind in der Verwaltung tätig oder übernehmen Verwaltungsaufgaben, sind also auf die Office-Produkte angewiesen. Die übrigen 850 Mitarbeitenden sind ausschließlich in ihrem fachlichen Kontext unterwegs und müssen barrierearm und schnell im Team kommunizieren, möchten sich aber auch über Allgemeines im Träger und den übrigen Einrichtungen informieren.

Würden wir den gesamten Träger mit Microsoft365-Lizenzen ausstatten, kämen wir auf monatliche Kosten von nicht unter 5.100,00€ zzgl. MwSt.

Bei einem Parallelbetrieb von Microsoft365 und Tagea, würde die Kostenstruktur wie folgt ausfallen:

- 150 Microsoft365-Lizenzen: Mindestens 765,00€ zzgl. MwSt.

- 1.000 Tagea-Lizenzen: ca. 1.200,00€ zzgl. MwSt.

- Gesamt: 1.965,00€ zzgl. MwSt.

Es ergäbe sich also (bei voller Ausstattung aller Mitarbeitenden mit den benötigten Werkzeugen und voller Abdeckung aller Bereiche) eine um 61,5% kosteneffizientere Lösung, welche zeitgleich besser auf die Bedürfnisse der einzelnen Akteur*innen eingeht und eine möglichst hohe Interoperabilität bietet.

Sprecht uns an! Gerne unterstützen wir bei der Auswahl der bestmöglichen Konfiguration für euren Anwendungsfall.

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