Digitale Kommunikation ist auch in der Sozialen Arbeit ein wichtiges Mittel zum Zweck. Aber besonders hier ist die Sicherheit der persönlichen Daten der Klient*innen besonders wichtig. Mit Tagea ist das alles kein Problem.
Der Wert digitaler Kommunikationsmöglichkeiten für den Kontakt zwischen Einrichtungen der Sozialen Arbeit und ihren Klient*innen ist unbestritten. Obwohl bekannte Chat-Lösungen zurecht aus Datenschutzperspektive in der Zusammenarbeit im Kontext der Sozialen Arbeit problematisch sind und genau genommen nicht mehr genutzt werden sollten, können die Vorteile der einfachen, größtenteils barrierefreien und direkten Kommunikation nicht wegdiskutiert werden.
So wertvoll die Veränderung der Kommunikation für den einzelnen Kontakt sein mag – so eindrücklich entsteht auf Seiten der Mitarbeitenden der Anspruch, ständig ansprechbar zu sein und reaktionsschnell auf Anliegen der Klient*innen eingehen zu müssen.
Ziel muss es sein, zeitgemäße, verlässliche und barrierearme Kanäle zur Verfügung zu stellen, aber auch administrative Aufwände auf Seiten der Mitarbeitenden zu reduzieren und im besten Falle gänzlich zu eliminieren. Die richtige Technik kann diese Aufgabe deutlich erleichtern. Die Entwicklung individueller Regeln im Team der jeweiligen Einrichtungen ist jedoch immer nötig – unabhängig von der gewählten App.
Für uns gilt der Grundsatz: Digitale Kommunikation ist auch immer Dokumentation und soll den Menschen dienen. Und genau hier setzt Tagea an.
Kristin ist Mitarbeiterin einer heilpädagogischen Tagesgruppe und betreut fünf Kinder mitsamt den dazugehörigen Eltern und Mitarbeitenden des Jugendamts.
Für Morgen hat Kristin ein Hilfeplangespräch mit der Mutter eines Kindes angesetzt und diesen Termin in der Tagea App mit der Mutter geteilt. Leider ist die betreffende Mutter jedoch erkrankt und kann den Termin morgen nicht wahrnehmen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Mutter noch nicht sehr lange in Deutschland lebt – sie hat noch Schwierigkeiten beim Schreiben und Lesen und es ist ihr unangenehm, den Termin im direkten Gespräch telefonisch absagen zu müssen.
Mit der Tagea App kann die Mutter den Termin jedoch ganz einfach am Smartphone absagen, Kristin wird direkt darüber informiert und kann im DSGVO-konformen Chat einen neuen Termin mit der Mutter abstimmen. Der Vorteil für die Mutter: Sie kann direkt die Sprachnachrichten nutzen und fühlt sich so wohler in der Kommunikation, da sie nicht schreiben muss.
Nachdem dann kurze Zeit später der neue Termin stattgefunden hat, möchte Kristin der Mutter das Protokoll des Gesprächs in der Tagea App zur Verfügung stellen, damit diese jederzeit Einblick nehmen kann. Da die Mutter jedoch – wie wir wissen – Schwierigkeiten beim Lesen komplizierter deutschsprachiger Texte hat, fasst Kristin die relevanten Punkte noch einmal in leichter Sprache zusammen und stellt sie der Mutter als Inhalt unter „Mein Bereich“ in der App zur Verfügung. Die Mutter bedankt sich wiederum in einem Kommentar und reagiert mit einem Emoji, um Kristin zu zeigen, dass sie den Beitrag erhalten hat und sich darüber freut.
Jedoch kann nicht nur die Mutter Einblick in das Protokoll nehmen. Kristin hat Tagea so konfiguriert, dass auch die zuständige Mitarbeiterin des Jugendamts die Dokumente der Familie einsehen kann (natürlich nicht alle, sondern ausschließlich die extra dafür freigegebenen). So erspart sich Kristin das langwierige mehrmalige Aufbereiten der Inhalte und bietet allen Beteiligten einen verlässlichen Informationskanal.
Da Kristin in der nächsten Woche in den Urlaub fährt und ihren Bezugsklient*innen noch erklären möchte, wer während des Urlaubs ihre Vertretung übernimmt, ordnet Kristin noch schnell ihren Kollegen Ralf der Familie als weiteren Bezugsbetreuer zu. So hat Ralf einerseits direkten Einblick in alle Geschehnisse, Protokolle und Aufgaben der letzten Zeit und die Mutter kann andererseits direkt über die Startseite der Tagea App Kontakt zu Ralf aufnehmen, wenn sie etwas Wichtiges zu besprechen hat.
Für die Zeit ihrer Abwesenheit stellt Kristin noch eine Abwesenheitsnotiz ein und gibt an, ab wann sie wieder erreichbar sein wird. So weiß sie, dass all ihre Kolleg*innen im Bilde sind und ihre Klient*innen auch während ihres Urlaubs gut versorgt sind.
Tagea ist eine Plattform für das Management aller digitalen Kommunikationsprozesse zwischen Klient*innen und Einrichtungen der Sozialen Arbeit. Neben dem DSGVO-konformen Chat, Videoterminen direkt in der App, mobiler Terminplanung und zielgerichteten Neuigkeiten, sticht besonders der persönliche Bereich aller registrierten Nutzer*innen heraus. Hier können alle für die Zusammenarbeit relevanten Informationen, Dokumente, Aufgaben, Ziele und Zusammenfassungen abgelegt und jederzeit von den Klient*innen eingesehen werden.
Alle wollen weg von WhatsApp und Co. Messenger, wir Threema, Wire oder Signal, werden bereits teilweise als Alternativen eingesetzt. Sie bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich. So fehlt meist beispielsweise die Anbindung an die bestehenden Dokumentationssysteme oder es gibt nur ein eingeschränktes Rechtemanagement. Mit dem Tagea Chat können Mitarbeitende, Klient*innen, Familienmitglieder, externe Bezugspersonen und sogar Jugendämter DSGVO-konform in den Austausch gehen und dabei auf die bekannten Funktionen, wie Text- und Sprachnachrichten, den Bild- und Videoversand und Gruppen bzw. Broadcasts, zurückgreifen.
Vorteil: Alle teilnehmenden Personen können ausschließlich mit denen chatten, die für die Zusammenarbeit relevant sind und eingesehen werden dürfen. Es gibt aber z. B. keine Möglichkeit, dass Klient*innen untereinander Kontakt aufnehmen und ohne Beteiligung von Mitarbeitenden in den Austausch gehen können.
Verlässlichkeit ist das A und O in der Zusammenarbeit. Jedoch ist es häufig schwierig, Termine zu vereinbaren und allen Beteiligten zugänglich zu machen. Mit Tagea können Termine nicht nur direkt mobil geplant und verschickt werden, auch Teilnehmendenlisten, Zu- und Absagen, Kommentare und Reaktionen sind möglich.
Und neuerdings können sogar Videotermine direkt in der App abgehalten werden. So müssen weder Klient*innen, noch Mitarbeitende Drittanbieter-Apps installieren oder sich dort registrieren. Alles läuft über Tagea und unterliegt den entsprechenden Datenschutzanforderungen.
Manchmal sind es freudige und erwähnenswerte Entwicklungen im Träger oder der Einrichtung, manchmal müssen aber auch bestimmte Personengruppen gezielt über Schließungen, geänderte Öffnungszeiten und sonstige unvorhersehbare Themen informiert werden.
Dank der Tagea-Neuigkeiten können ganze Einrichtungen, einzelne Abteilungen, Gruppen, Familien und Personen zielgerichtet adressiert und informiert werden.
Auch interne Informationen für die Mitarbeitenden können so ortsunabhängig und dezentral verbreitet werden.
Gute und zeitgemäße Kommunikation kann und darf kein Selbstzweck sein. Natürlich verursacht eine auf die Bedürfnisse aller Beteiligten abgestimmte Kommunikation immer auch Mehraufwände unter den beteiligten Mitarbeitenden. Um diesen Mehrwert dennoch anbieten und den Klient*innen und Mitarbeitenden ein zeitgemäßes, digitales Arbeiten ermöglichen zu können, kommt Tagea mit zahlreichen Funktionen zur Unterstützung der administrativen und dokumentationsseitigen Tätigkeiten.
So wird nicht nur Kommunikation auf Augenhöhe ermöglicht, sondern gleichzeitig wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge geschaffen: Die Arbeit am und mit den Menschen.
